„Inside Consulting“ mit Sonja Strich und Klaus Lagemann

Im Spannungsfeld von internationaler Vernetzung, regionalen Risikofaktoren, instabilen Märkten sowie demographischen Variablen stehen Einkaufsorganisationen vor großen strategischen Herausforderungen. Die internen Prozesse und Abläufe haben auch bei Rahmenbedingungen, die sich rasch ändern, effizient zu funktionieren. Bei steigendem Auftragsvolumen ist die Einkaufsabteilung vermehrt gefordert und das Arbeitspensum steigt. Schnell wird der Ruf nach eLösungen laut, die zeitraubende Abläufe unterstützen und Prozesse automatisieren.

Kleine und mittelständische Unternehmen tappen dann sehr schnell in die Falle, dass die Liste der Anforderungen an ein elektronisches Hilfsmittel schier ins Unendliche reicht. Neben der Eliminierung von manuellen Tätigkeiten wollen die Einkaufsverantwortlichen auch Unterstützung für ihre strategischen Aufgaben bekommen. Die Anforderungen an eine Einkaufslösung sind heute sehr vielfältig, weshalb die Nachfrage nach Tools mit umfangreichen Feature-Set steigt. „Zu Recht“ denkt der Leser einschlägiger Fachliteratur. Darin ist zu lesen, dass die Zeit, in der der Einkauf als reine Bestellstube gesehen wurde, längst vorbei ist.

Aber ist diese generelle Aussage über die „neue Rolle“ des Einkaufs für jedes Unternehmen gleichermaßen zulässig? Bringt allein die Einführung eines neuen Tools die erwünschte Prozessverbesserung? Was sind die konkreten Erfolgsfaktoren von strategischen Projekten im Einkauf? Wie sieht der Prozess von der Planung bis zur Realisierung aus? Und wie entstehen Umsetzungsverantwortung und Veränderungskompetenz bei den Mitarbeitern? Diese und viele Fragen mehr beantworten Sonja Strich, Senior Partner der MIM-Deutschland GmbH, und Klaus Lagemann, Management Consultant der Alengis Beratungs-GmbH, in kooperativer Arbeit.

Gebündelte Kompetenz 

Mit gebündelter Kompetenz beraten die beiden erfahrenen Consultants vorwiegend mittelständisch geprägte Unternehmen mit konzeptionellen und umsetzungsorientierten Leistungen. „Wir helfen unseren Kunden, die Komplexität und die Dynamik des Wandels zu beherrschen und in unternehmerischen Erfolg umzusetzen“, erklärt Sonja Strich, Mitgründerin der MIM-Deutschland GmbH, die Hauptaufgabe des Management Instituts für den Mittelstand (MIM). Klaus Lagemann fungiert für das Institut als Senior Kompetenzpartner für die Themen Sourcing und Supply Chain Management. Seine Beratungsexpertise baut auf eine über 20-jährige Führungs- und Managementerfahrung im industriellen Einkaufsumfeld auf.

Das Kernthema der gemeinsamen Beratungsleistung ist die Begleitung von Veränderungsprozessen. „Die Umsetzung eines Strategieprozesses erfordert das erfolgreiche Zusammenspiel von Personalentwicklung UND Fachkompetenz, kurz gesagt: Changemanagement“, erklärt Klaus Lagemann. 

Changemanagement – wie es richtig geht

Wirtschaftlicher Erfolg in der heutigen Marktumgebung erfordert eine agile Organisation. Die Schaffung einer dynamikrobusten und agilen Unternehmenskultur ist nach Expertenmeinung Führungsthema. Der Zusammenhalt des Unternehmens wird nicht mehr in erster Linie durch eine zentrale Steuerung, sondern durch ein gemeinsames Verständnis von strategischer Ausrichtung und handlungsleitenden Prinzipien gewährleistet. 

Werfen wir gemeinsam mit den Kollegen aus der Beratung einen Blick in die Praxis und betrachten zunächst die heutige Marktumgebung. Die Mega-Trends im Einkauf 2020 sind für Unternehmen, unabhängig von ihrer Branche, Herausforderungen und Chancen zugleich:

• Globale Kräfteverschiebung: Der wirtschaftliche Schwerpunkt verlagert sich von den heutigen Industrienationen zu den wachstumsstarken Schwellenländern. 
• Produktivitätsangebot: Um die Wertschöpfung aufrechtzuerhalten, müssen die Unternehmen nach Möglichkeiten suchen, ihre Produktivität zu steigern, Nachhaltigkeit zu fördern und Innovationen voranzutreiben.
• Volatilität als „New Normal“: Knapper werdende Ressourcen und wachsende Volatilität beeinflussen die Wirtschaftstätigkeit.
• Neue Einflüsse auf die Wirtschaft: Ökologische, gesellschaftliche und regulatorische Einfüsse werden weiter zunehmen.
• Big Data und Global Grid: Zukunftsorientierte Unternehmen nutzen die Stärken einer zunehmend vernetzten globalen Wirtschaft. 

 „Pain points“ im Einkauf

Neben äußeren Rahmenbedingungen und Trends beeinflussen verschiedene Strategien, allen voran die Unternehmensstrategie, die Arbeit und die Ziele des Einkaufs. Beispielsweise sind die Materialgruppenstrategie und das darauf aufbauende Lieferantenmanagement abhängig von der Qualitäts- oder Produktstrategie eines Unternehmens. Diese Erkenntnis sowie die Problemanalyse werden von Unternehmen meist allein bewältigt. „Jeder Einkaufsleiter weiß in der Regel ganz genau, wo in seiner Einkaufsorganisation der Schuh drückt, hat aber oft einfach zu wenig Ressourcen, um die Schwachstellen gezielt anzugehen“, sagt Klaus Lagemann, der bevor er auf die „Berater-Seite“ wechselte, über 20 Jahre lang in verschiedenen Führungs- und Managementfunktionen in globalen Einkaufsorganisationen verschiedener Industrieunternehmen gearbeitet hat. „Losgelöst vom Tagesgeschäft und mit dem Blick von außen lassen sich die „pain points“ oft viel klarer eingrenzen und in einem breiteren Kontext zu einem großen Ganzen zusammenführen“, erklärt der Berater weiter seine Rolle des unabhängigen Dritten, die er heute inne hat.

Strategischer Prozess mit professioneller Begleitung

Spätestens an dem Punkt, an dem sich Unternehmen folgende Frage stellen, ist der Einsatz professioneller Berater gefordert: „Wie wird die Einkaufsabteilung, die sich bisher an klassischen direkten und indirekten Einkaufsfunktionen orientiert, zu einer agilen Einkaufsorganisation, die einen wertschöpfenden und innovativen Beitrag zur strategischen Ausrichtung des gesamten Unternehmens leistet?“

Die beiden Kooperationspartner Strich und Lagemann setzen den Veränderungshebel an zwei Bereichen gleichzeitig an und entwickeln in einem gemeinsamen Arbeitsprogramm die Fachkompetenz und das Personal.

Zunächst dienen die Workshops mit der Einkaufsleitung dazu, die Aufgabe und Rolle des Einkaufs zu klären. Hat der Einkauf einen rein informativen Status oder nimmt er eine integrative Rolle ein sind Fragen, die es zu beantworten gilt. Wesentliche Einkaufsthemen sowie die Stärken und Potenziale im Einkauf werden ebenfalls verifiziert.Daraus ergibt sich die Formulierung von Einkaufsleitlinien, strategischen Herausforderungen und Zielsetzungen. Konkrete Handlungsempfehlungen werden aufgezeigt und eine Einkaufs Roadmap wird entworfen. Doch wie werden die erarbeiteten Ergebnisse und die Neuausrichtung des Einkaufs kommuniziert und mit den Beteiligten im Einkaufsteam effizient und nachhaltig umgesetzt? „Parallel zur Neuausrichtung des Einkaufs wird eine Teamentwicklung aufgesetzt, die Raum für das Erwerben von Veränderungskompetenz und das Mitgestalten der Neuausrichtung gibt“, weiß Sonja Strich, Senior Partner der MIM-Deutschland GmbH, und erklärt weiter: „Der Change-Prozess findet in den drei Phasen Analyse & Konzeption, Teambildung und Implementation statt. Der Output aus dem Teambildungsprozess dient als wertvoller Input für eine erfolgreiche Umsetzung der Fachthemen.“

Verbesserung durch nachhaltige Veränderung

Die Ziele der gemeinsamen Arbeit von Sonja Strich und Klaus Lagemann sind klar definiert: Es geht um ein Verstehen und Mitgestalten eines Veränderungsprozesses, der jeden Einzelnen in der Abteilung betrifft und dessen Gestaltungsspielraum fordert und fördert. Die Begabungen, Stärken und Schwächen im Team und deren fortwährende gemeinsame Weiterentwicklung sollen thematisiert werden. Eine Arbeits- und Führungskultur, die Veränderung und Agilität zulässt, gilt es zu entwickeln. Und schließlich die Stärkung der Rolle des Einkaufs und seiner Position nach innen und nach außen. 

Eine langfristige Verbesserung erfordert nachhaltige Veränderung und die geschieht nicht von heute auf morgen. Laut Erfahrungen aus der Praxis dauert ein vergleichbares Strategieprojekt einige Monate. Dass sich der Aufwand lohnt, bestätigen die  Erfolgserlebnisse der Kunden.